Zgodnie z art.55 ust.1 ustawy, decyzję w sprawie potwierdzenia posiadania obywatelstwa polskiego lub jego utraty wydaje na wniosek osoby, której postępowanie dotyczy, lub podmiotu, który wykaże interes prawny lub ciążący na nim obowiązek uzyskania decyzji, wojewoda właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub ostatnie miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej osoby, której postępowanie dotyczy, a w przypadku braku tej podstawy – wojewoda mazowiecki. Od decyzji wojewody przysługuje odwołanie do Ministra Spraw Wewnętrznych. 

Osoby zamieszkałe poza granicami Polski mogą zwrócić się do właściwego wojewody za pośrednictwem polskiego konsula. Jednocześnie należy wskazać, iż zgodnie przepisem art.40 § 4 Kpa „Strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń”. Oznacza to wprost, iż wnioskodawcy zamieszkali za granicą, którzy nie ustanowili pełnomocnika w Polsce, są zobowiązani do wskazania pełnomocnika do doręczeń w Polsce tzn. osoby uprawnionej do odbioru korespondencji w Polsce wraz z jej adresem. Wniosek składa się na formularzu określonym rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 7 sierpnia 2012r. w sprawie wzoru formularza wniosku o potwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego (Dz.U. poz.925).

Wniosek składa się na formularzu określonym rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych. Wniosek o potwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego zawiera dane osoby, której potwierdzenie dotyczy, i jej wstępnych do drugiego stopnia oraz informacje o istotnych okolicznościach niezbędnych do ustalenia stanu faktycznego i prawnego. Należy podkreślić, iż wnioskodawca do wniosku obowiązany jest dołączyć dokumenty potwierdzające dane i informacje zawarte we wniosku.

Dla ustalenia podstawy nabycia i utraty obywatelstwa polskiego miarodajne są przepisy obowiązujące w chwili zdarzenia lub czynności, na skutek których nastąpiło nabycie lub utrata obywatelstwa polskiego z mocy prawa lub decyzji właściwego organu. W trakcie prowadzonego postępowania wojewoda dąży do zebrania dowodów pozwalających na wydanie decyzji jednoznacznie rozstrzygającej kwestię posiadania obywatelstwa polskiego przez zainteresowaną osobę.